Declareren

Leden kunnen reiskosten en andere kosten declareren. Klik hier voor het online declaratieformulier. Ook is het mogelijk een formulier te downloaden, in te vullen en te mailen naar penningmeester[at]dwars.org. Voor meer informatie over de afhandeling van declaraties kan je kijken in het declaratiebeleid.

Termijn

Bij alle declaraties geldt dat er een uiterste datum is waarop declaraties kunnen worden ingediend, zie hiervoor de onderstaande tabel:

Datum van maken kosten Uiterste inleverdatum
1 januari t/m 10 september Drie maanden na het maken van de kosten
11 september t/m 7 december 10 december
8 december t/m 31 december 31 december

 

Declaraties die na de uiterste inleverdatum worden ingediend, worden niet meer vergoed. Wel kunnen alle declaraties gemaakt voor 15 juni ingeleverd worden tot en met 15 september 2020.

Reiskosten

Leden die met het openbaar vervoer naar DWARS-activiteit gaan, kunnen hun reiskosten vergoed krijgen*. Dit geldt zowel voor het bezoeken van activiteiten van hun afdeling als voor activiteiten van de landelijke organisatie. Ook voor andere afspraken en bijeenkomsten die met DWARS te maken hebben kunnen reizen vergoed worden. Verschillende soorten kaartjes worden vergoed:

  1. Kortingskaartjes van de NS. Hier zijn verschillende soorten van, maar voor al deze kaartjes geldt dat ze alleen buiten de spits geldig zijn en vooral voordelig zijn wanneer je lange afstanden moet reizen. Doordat deze kaartjes vaak goedkoper zijn dan de normale ov-kosten, kan je de vereniging geld besparen. Hierdoor kunnen wij meer toffe activiteiten organiseren!

Reis je bijvoorbeeld met een groep per trein naar een activiteit? Dan kan je gebruik maken van een NS-groepsticket. Ben je alleen? Dan kan je vaak ook kaartje vinden op de spoordeelwinkel. Daarnaast zijn er soms ook nog andere winkels die goedkope treinkaartjes verkopen, je kan hier een overzicht vinden! Als je gebruik maakt van een kortingskaartje, zorg er dan voor dat je het pdf-bestand van het kaartje meestuurt met je declaratie. Op dit kaartje staan als het goed is jouw naam, de bestemming en de reisdatum

Let op: Door de coronacrisis zijn op dit momenteel diverse kortingskaartjes niet of minder goed verkrijgbaar.

  1. Reizen met de OV-chipkaart. Hierbij kan je voor al je reiskosten met de trein, bus, tram, en metro een declaratieoverzicht maken op ov-chipkaart.nl, en dit meesturen met de declaratie. Je kan hier vinden hoe je dat kan doen.

Als je in de trein geen kortingabbonement hebt, maar samenreist met een DWARSer die dit wel heeft, dan reis je zelf ook met korting! Zie hier voor meer info.

  1. Losse kaartjes. Liever hebben we dat je een van de andere methoden gebruikt, maar je kan ook een los kaartje declareren. Zorg ervoor dat je een duidelijke foto maakt van je kaartje en deze meestuurt met je declaratie.

* Ben jij niet in staat om met het OV te reizen, zijn bovengenoemde reiskostenvergoedingen niet toereikend voor jouw situatie of heb je op een andere manier maatwerk nodig zodat jij naar een DWARS-activiteiten kan komen? Dan kan je mail sturen naar penningmeester[at]dwars.org!

Andere kosten

Naast reiskosten is het ook mogelijk om kosten te declareren voor overige zaken. Hierbij geldt het bijvoorbeeld om kosten die landelijke commissies maken. Wil je weten wat gedeclareerd kan worden? Kijk dan in het declaratiebeleid.

Ga hier naar het online formulier toe!