Privacyverklaring

Privacyverklaring DWARS, GroenLinkse Jongeren

DWARS, GroenLinkse Jongeren, gevestigd aan de Oudegracht 312, 3511 PK Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
https://dwars.org/
Oudegracht 312,
3511 PK Utrecht
030-2399900

Folko de Haan is de Functionaris Gegevensbescherming van DWARS, GroenLinkse Jongeren. Hij is te bereiken via fdehaan@groenlinks.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

DWARS, GroenLinkse Jongeren verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geboortedatum
    • Tussen de 14 en 28 jaar kun je lid worden van DWARS. Om te weten of jij in deze leeftijdscategorie valt hebben we je geboortedatum nodig. Daarnaast dienen we aan het ministerie door te geven hoeveel mensen er tussen de 14 en 27 jaar lid van ons zijn, hier wordt de hoeveelheid subsidie die wij ontvangen op gebaseerd. Verder willen we niet dat leden onder de 18 jaar drinken. Om daar toezicht op te kunnen houden hebben we ook je leeftijd nodig.
  • Adresgegevens
    • Je adresgegevens hebben we nodig om het welkomstpakket te versturen. Ook gebruiken we je adresgegevens om te bepalen onder welke afdeling je valt om je zo te kunnen benaderen voor activiteiten van die afdeling. Verder deel je je adresgegevens als je iets bestelt in de webshop. Dit om je bestelling te kunnen bezorgen.
  • Telefoonnummer
    • Je telefoonnummer gebruiken we heel soms bijvoorbeeld om je welkom te heten binnen de vereniging of je te benaderen voor een (afdelings)activiteit.
  • E-mailadres
    • Je e-mailadres gebruiken we om je uit te nodigen voor het congres, algemene afdelingsvergaderingen en om je op de hoogte te houden van de bezigheden van DWARS. Dat laatste gebeurt via de nieuwsbrief waar je je voor kunt afmelden.
  • Communicatiehistorie (brieven, mailings, etc.)
    • Om aan te kunnen tonen dat je jezelf hebt aangemeld als lid van DWARS bewaren wij je aanmelding, datzelfde geldt voor je uitschrijving.
  • Bankrekeningnummer
    • Je bankrekeningnummer hebben we nodig om met een automatische incasso de contributie van je rekening af te schrijven.
  • Betaling van contributie, donaties en abonnementen over de wettelijke periode van 7 jaar
    • Dit is ten behoeve van de financiële administratie.
  • De wijze van betalen
    • Dit is ten behoeve van de financiële administratie.
  • Bestuurlijke functies binnen DWARS
    • Dit houden we bij om je de juiste toegangsrechten in bepaalde systemen te geven en om bepaalde mails te verzenden.

Betreffende de werknemer van DWARS verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • NAW-gegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • BSN
  • cv
  • Geboortedatum
  • Burgerlijke staat
  • Financiële gegevens

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

DWARS, GroenLinkse Jongeren verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van leden:

  • Politieke voorkeur
  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris@dwars.org, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

DWARS, GroenLinkse Jongeren verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen, op basis van de volgende grondslagen:

Doel Persoongegevens Grondslag Verplicht ja/nee Gevolgen niet verstrekken gegevens
Afhandelen van jouw betaling -Factuuradres

-Rekeningnummer

-E-mailadres
-Voor- en achternaam

Overeenkomst Verplicht bij plaatsen bestelling Niet leveren goederen/diensten
Verzenden nieuwsbrief -Voor- en achternaam
-E-mailadres
Overeenkomst Nee Geen nieuwsbrief ontvangen
Informatieverstrekking aan de leden over de bezigheden van DWARS -Voor- en achternaam

-E-mailadres

-Telefoonnummer

Overeenkomst Ja Geen informatieve mails of telefoontjes ontvangen
Innen van contributie -Rekeningnummer

-Voor- en achternaam
-E-mailadres

Overeenkomst Ja Niet kunnen stemmen en na enkele jaren uitschrijving
Oproepen van leden voor landelijke en afdelingsvergaderingen -Voor- en achternaam
-E-mailadres-Telefoonnummer soms
Overeenkomst Ja Niet opgeroepen kunnen worden voor de landelijke en afdelingsvergaderingen
Stemrecht vaststellen -Voor- en achternaam
-Inschrijfdatum
-Betaling contributie
Overeenkomst Ja Geen stemrecht
Afleveren goederen/dienst -Factuuradres

-Rekeningnummer

-E-mailadres
-Voor- en achternaam

Overeenkomst Bij bestellen verplicht Niet kunnen afleveren goederen of dienst
Ledenadministratie -Geboortedatum

-Rekeningnummer

-Betaling contributie/donatie

-E-mailadres
-Voor- en achternaam

-Adresgegevens

-Telefoonnummer

-Inschrijfdatum

-Soort lidmaatschap
-Bestuurlijke functies binnen DWARS

-Wijze van betalen

-Communicatiegeschiedenis

Wettelijke verplichting Ja Geen lid kunnen worden
Declaraties -Voor- en achternaam
-E-mailadres
-Rekeningnummer
Overeenkomst Ja Geen declaratie kunnen indienen
Personeels- en salarisadministratie -NAW-gegevens

-Telefoonnummer

-E-mailadres

-BSN

-cv

-Geboortedatum

-Burgerlijke staat

-Financiële gegevens

Wettelijke verplichting Ja In dienst treden niet mogelijk

 

Geautomatiseerde besluitvorming

DWARS, GroenLinkse Jongeren neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van DWARS, GroenLinkse Jongeren) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

DWARS, GroenLinkse Jongeren bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

Verwerking Minimale bewaartermijn Ingangsdatum bewaartermijn Motivatie of wet
Ledenadministratie 10 jaar Vanaf datum administreren Om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichting rondom subsidieaanvraag
Nieuwsbrief Gedurende ontvangen nieuwsbrief Gedurende ontvangen nieuwsbrief Na uitschrijven voor nieuwsbrief deze gegevens niet meer nodig
Financiële administratie met betrekking op subsidie 7 jaar Vanaf datum administreren Wettelijke verplichting, Artikel 4:69 Algemene wet bestuursrecht
Jaarrekening 7 jaar Vanaf datum opstellen BW art. 2: 394 BW
Grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie 7 jaar Vanaf 1 januari na het opstellen art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet
Winst- en verliesrekening 7 jaar Vanaf datum opstellen art. 2: 10 en 3:

15a BW

Personeelszaken (1 werknemer in dienst) Bewaartermijn Ingangsdatum bewaartermijn Motivatie of wet
Arbeidsovereenkomst en wijzigingen Maximaal 2 jaar Einde dienstverband Art. 52 Wet Rijksbelastingen
Verslagen van functioneringsgesprekken Minimaal 2 jaar Einde dienstverband Gebaseerd op voormalig vrijstellingsbesluit WBP
Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden Minimaal 7 jaar Einde dienstverband Gebaseerd op voormalig vrijstellingsbesluit WBP
Burgerlijke staat werknemer Minimaal 7 jaar Einde dienstverband Gebaseerd op voormalig vrijstellingsbesluit WBP
Kopie identiteitsbewijs Minimaal 5 jaar Einde dienstverband art. 66 lid 4

Uitvoeringsregel

ing LB

Sollicitatiebrieven en cv’s Maximaal 4 weken zonder toestemming en 1 jaar met toestemming Na beëindiging sollicitatieprocedure Gebaseerd op voormalig vrijstellingsbesluit WBP

Delen van persoonsgegevens met derden

DWARS, GroenLinkse Jongeren verkoopt jouw gegevens niet aan derden. DWARS, GroenLinkse Jongeren deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. DWARS, GroenLinkse Jongeren blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Categorie Naam Jurisdictie Doel Welke gegevens
Verwerker Mail.one.com Overeenkomst Communicatie met en tussen leden -NAW-gegevens
-Financiële gegevens
-Geboortedatum
-E-mailadres
-Telefoonnummer
Verwerker LaPosta Overeenkomst Verzenden nieuwsbrief -Naam
-E-mailadres
Verwerker Slack Overeenkomst Informatieverstrekking en interne communicatie -Naam
-E-mailadres
Verwerker Procurios (CRM) Wettelijke bepaling Ledenadministratie -Naam
-Adresgegevens
-Geboortedatum
-E-mailadres
-Telefoonnummer
-Lidmaatschap
-Facturen
Verwerker Stack Overeenkomst Delen van bestanden -Naam
-Adresgegevens
-Geboortedatum
-E-mailadres
-Telefoonnummer
-Lidmaatschap
-Financiën
Verwerker Goodday Overeenkomst Informatieverstrekking, bestellingen in webshop mogelijk maken, in- en uitschrijven als lid mogelijk maken, inschrijven voor evenementen -Naam
-Adresgegevens
-Geboortedatum
-Emailadres
-Telefoonnummer
-Rekeningnummer
Verwerker EB Portaal Wettelijke bepaling Personeels- en salarisadministratie -NAW-gegevens

-Telefoonnummer

-E-mailadres

-BSN

-cv

-Geboortedatum

-Burgerlijke staat

-Financiële gegevens

Afdelingen
De persoonsgegevens van leden worden behalve met de landelijke secretaris en kantoormedewerker gedeeld met één bestuurslid van de afdeling waar het lid toe behoort. Dit bestuurslid ondertekent een privacy-overeenkomst. De gegevens worden gedeeld om de leden op de hoogte te houden van de activiteiten van de afdeling, onder andere via de nieuwsbrief en om ze uit te nodigen voor afdelingsvergaderingen en andere activiteiten.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

DWARS, GroenLinkse Jongeren gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door DWARS, GroenLinkse Jongeren en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar secretaris@dwars.org. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek . DWARS, GroenLinkse Jongeren wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

DWARS, GroenLinkse Jongeren neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met secretaris@dwars.org.