Declareren

Leden kunnen reiskosten en andere kosten declareren. Dit betekent dat je de kosten die je gemaakt hebt om bijvoorbeeld naar het DWARS pand te reizen of om boodschappen te doen voor eten op het pand kan terugkrijgen van DWARS. Klik hier voor het online declaratieformulier. Voor meer informatie over de afhandeling van declaraties kan je kijken in het declaratiebeleid.

Termijn

Bij alle declaraties geldt dat er een uiterste datum is waarop declaraties kunnen worden ingediend, zie hiervoor de onderstaande tabel:

Declaraties die na de uiterste inleverdatum worden ingediend, worden niet meer vergoed.

Betaalbewijs

Voor een declaratie heb je altijd een geldig betaalbewijs nodig. Een geldig betaalbewijs is een bonnetje, een factuur of (bij reiskosten) een OV-declaratieoverzicht. Een bankafschrift is geen geldig betaalbewijs. Declaraties zonder geldig betaalbewijs kunnen helaas niet worden vergoed.

Reiskosten

Leden die met het openbaar vervoer naar DWARS-activiteit gaan, kunnen hun reiskosten vergoed krijgen*. Dit geldt zowel voor het bezoeken van activiteiten van hun afdeling als voor activiteiten van de landelijke organisatie. Ook voor andere afspraken en bijeenkomsten die met DWARS te maken hebben kunnen reizen vergoed worden. Verschillende soorten kaartjes worden vergoed:

1. Kortingskaartjes van de NS. Hier zijn verschillende soorten van, maar voor al deze kaartjes geldt dat ze alleen buiten de spits geldig zijn en vooral voordelig zijn wanneer je lange afstanden moet reizen. Doordat deze kaartjes vaak goedkoper zijn dan de normale ov-kosten, kan je de vereniging geld besparen. Hierdoor kunnen wij meer toffe activiteiten organiseren! Reis je bijvoorbeeld met een groep per trein naar een activiteit? Dan kan je gebruik maken van een NS-groepsticket. Ben je alleen? Dan kan je vaak ook kaartje vinden op de spoordeelwinkel. Daarnaast zijn er soms ook nog andere winkels die goedkope treinkaartjes verkopen, je kan hier een overzicht vinden! Als je gebruik maakt van een kortingskaartje, zorg er dan voor dat je het pdf-bestand van het kaartje meestuurt met je declaratie. Op dit kaartje staan als het goed is jouw naam, de bestemming en de reisdatum
2. Reizen met de OV-chipkaart. Hierbij kan je voor al je reiskosten met de trein, bus, tram, en metro een declaratieoverzicht maken op ov-chipkaart.nl, en dit meesturen met de declaratie. Je kan hier vinden hoe je dat kan doen. Als je in de trein geen kortingabbonement hebt, maar samenreist met een DWARSer die dit wel heeft, dan reis je zelf ook met korting! Zie hier voor meer info.
3. Reizen met een bankpas. Hiervoor kan je ook een declaratieoverzicht maken, door je bankpas te koppelen aan je Mijn NS account (je kunt ook een account hiervoor aanvragen) of door de stappen te volgen op ovpay.nl. Stuur dit mee met de declaratie. Je kan hier vinden hoe je dat kan doen.
4. Losse kaartjes. Liever hebben we dat je een van de andere methoden gebruikt, maar je kan ook een los kaartje declareren. Zorg ervoor dat je een duidelijke foto maakt van je kaartje en deze meestuurt met je declaratie.

* Ben jij niet in staat om met het OV te reizen, zijn bovengenoemde reiskostenvergoedingen niet toereikend voor jouw situatie of heb je op een andere manier maatwerk nodig zodat jij naar een DWARS-activiteiten kan komen? Dan kan je mail sturen naar penningmeester@dwars.org!

Andere kosten

Naast reiskosten is het ook mogelijk om kosten te declareren voor overige zaken. Bijvoorbeeld de kosten die landelijke commissies maken. Wil je weten wat gedeclareerd kan worden? Kijk dan in het declaratiebeleid of neem contact op met het verantwoordelijke bestuurslid voor jouw orgaan.

Ga hier naar het online formulier toe!