nieuws
DWARS Wintercongres 2017: een blik achter de schermen
30-11-2017
Hopelijk hebben jullie een mooi wintercongres achter de rug. De redactie in ieder geval wel. De afgelopen maanden was Hessel Hoekstra één van de verantwoordelijken voor de organisatie van het congres. Namens de afdeling Leiden-Haaglanden nam hij deel aan de congrescommissie en nu vertelt hij over hoe hij de organisatie heeft ervaren.
Voor onze afdeling begon de voorpret voor het wintercongres al in de zomer. In augustus was de deadline voor afdelingen om een motivatie in te dienen. Met het bestuur van Leiden-Haaglanden besloten we om een gooi naar het wintercongres te doen en ik werd in ons bid naar voren geschoven als verantwoordelijke namens de afdeling. Om het landelijk bestuur nog wat onder druk te zetten introduceerden we de hashtag #haalhetcongresnaarleidenhaaglanden op Twitter. Drie dagen later kwam het verlossende woord: #hetcongresisnaarleidenhaaglandengehaald! Of het nou aan onze sociale mediacampagne lag, of aan onze prachtige motivatiebrief, dat wisten we niet.
Op advies van het vorige bestuur is er besloten om een congrescommissie op te richten, al gauw omgedoopt tot de CoCo. Zelf vond ik de SecCie ook geen verkeerde naam; iedereen in de commissie is of was op een bepaald punt in zijn of haar DWARS-carrière secretaris bij een landelijk of lokaal bestuur. Helaas vond de rest van de commissie de naam niet sexy genoeg. Waar het bestuur de inhoud van het wintercongres bepaalde, lag het organisatorische en logistieke gedeelte in handen van de CoCo.
In onze motivatie hadden we als afdeling geschreven dat Leiden onze voorkeur had als congreslocatie. Leiden is een prachtige stad waar kennis, cultuur en studentenleven hand in hand gaan; ideaal voor een DWARS-congres. Daarnaast bood de bruisende studentenstad ook genoeg faciliteiten voor jongeren. Hoe gaaf zou het zijn als het wintercongres in Naturalis, tussen de dinosaurusskeletten, plaats zou vinden? Of in de Egyptische tempel in het Rijksmuseum voor Oudheden? Of een imposant academiegebouw?
Goede ideeën waren er genoeg, maar dan moesten ze wel uitvoerbaar zijn. De meeste locaties waren te klein, niet beschikbaar, te duur of ze werden verbouwd. Ook het enige hostel in Leiden zat middenin een verbouwing, en het goedkoopste hotel in Leiden had te weinig bedden. Eventjes speelde de mogelijkheid om een hostel te zoeken buiten de stad (er heeft een vrij serieuze offerte voor een hostel in Noordwijk op tafel gelegen) door onze hoofden. Na een maand zonder resultaat besloten we uit te wijken naar Delft.
Delft is de andere grote studentenstad in onze regio, en wonder boven wonder zijn er in Delft wel hostels. Helaas wilde het daar met de congreslocatie ook niet bepaald vlotten, en we hakten iets sneller de knoop door dat Delft hem niet ging worden. Poging drie: Den Haag. Op het moment dat we besloten het daar te proberen, ging alles redelijk van een leien dakje. Het hostel hadden we snel geregeld en er waren vier offertes voor goede locaties. Met de commissie zijn we op een regenachtige vrijdagochtend bij twee plekken gaan kijken. Toen we Igluu binnenliepen, wisten we gelijk al dat dit de locatie zou worden. De tweede locatie bezochten we ook, maar met het mooie dakterras van Igluu nog vers in ons geheugen was dit slechts een formaliteit.
“Het dakterras was doorslaggevend”
Nu dit geregeld was, moesten er nog plekken voor het feest en het diner gevonden worden. De Very Italian Pizza is misschien niet heel origineel, maar er is genoeg ruimte en de pizza’s zijn lekker. Voor het feest wilden we het COC in Den Haag te benaderen; DWARS heeft goede banden met de organisatie en hun pand ligt vlak naast de congreslocatie. Helaas hadden we toen nog niet bedacht dat de loopafstanden tussen de congreslocatie, het hostel en de feestlocatie best groot waren. Sorry voor de lange nachtwandelingen! Helaas viel de eerste offerte door een klein foutje een paar duizend euro hoger uit dan begroot. Gelukkig kon dat op tijd gecorrigeerd worden en kon het feest voor een zacht prijsje georganiseerd worden. Anderhalve week voor het congres was bijna alles geregeld en het was wachten totdat het 25 november zou worden.
Als contactpersoon van de afdeling was het regelen van vrijwilligers uit de afdeling één van mijn verantwoordelijkheden. Al gauw had ik een stuk of twaalf leden opgetrommeld die wilden helpen met klaarzetten, opruimen, congresgangers van plek naar plek begeleiden en de aanmeldbalie bemannen. Met het maken van de indeling bleek vooral de aanmeldtafel populair. Zeg nou zelf, receptionist spelen is toch het leukste dat je tijdens een congres kunt doen? Vooral wanneer je gasten als Ed Nijpels en Lilianne Ploumen mag ontvangen. Ondanks wat kleine dingetjes (wie is bereid congresgangers op zondagochtend van het hostel naar de congreslocatie te begeleiden?) is alles vrijwel vlekkeloos verlopen. Nogmaals heel erg bedankt voor jullie inzet!
Al met al kan ik terugkijken op een geweldig weekend. Tijdens het wintercongres is alles prima verlopen en daar ben ik erg blij mee. Het organiseren en opzetten van zo’n grote activiteit is ook voor mij persoonlijk erg leerzaam geweest. Ik wil de CoCo erg bedanken voor de fijne samenwerking de afgelopen maanden. Ook wil ik alle vrijwilligers nogmaals bedanken voor hun inzet tijdens het weekend. Nu iedereen hopelijk is bijgekomen, is de CoCo al druk bezig met de zoektocht naar een afdeling voor het zomercongres. Ik wil de bestuurders van alle andere afdelingen oproepen om een bid te overwegen, want een congres organiseren is een unieke ervaring!
Foto: Fatih Hijnen
